Düsseldorf, 30. Januar 2018 –
Gastgewerbliche Unternehmer müssen sich dringend mit der neuen Kassengesetzgebung befassen – denn mit der Erfüllung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Kassensystemen ist es nicht getan. Die unangekündigte Kassennachschau und zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen werden schon bald Realität.
Hotellerie und Gastronomie klagen häufig darüber, dass der Gesetzgeber ihnen immer wieder neue Steine in den Weg legt und dadurch die Geschäfte verkompliziert. Beispiele hat es dafür in den vergangenen Jahren zur Genüge gegeben, man denke nur an Mindestlohn, Arbeitszeitgesetz und Allergenkennzeichnungspflicht. Seit Anfang 2017 ist ein neues Thema dazugekommen. „Der Gesetzgeber hat die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei Kassensystemen geregelt: Das ‚Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen‘ soll die Unveränderbarkeit aller digitalen Aufzeichnungen bei Kassensystemen und dadurch den gleichmäßigen Steuervollzug sicherstellen“, sagt Alexander Thees, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Partner der Düsseldorfer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BBWP, die eng mit der international vernetzen Wirtschaftskanzlei Beiten Burkhardt kooperiert.
Das Gesetz hat weitreichende Konsequenzen für alle Unternehmen, die mit Kassensystemen operieren, wozu natürlich Hotels und Gaststätten gehören – und das weit über die digitalen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten hinaus, die mittlerweile weidlich bekannt sind. „Dazu gehört beispielsweise die unangekündigte Kassennachschau, die der Gesetzgeber zum 1. Januar 2018 einführen wird. Damit bekommt die Finanzverwaltung ein neues Instrument an die Hand: Analog zur Umsatzsteuernachschau können Finanzbeamte bei Verdachtsmomenten unangekündigt die Kassen vor Ort sichten“, fügt Christian Schenk hinzu, ebenfalls Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Partner bei BBWP.
Will heißen: Fallen den Steuerbehörden Unregelmäßigkeiten in der Buchhaltung, beim Jahresabschluss oder in einer anderen steuerlichen Situation auf, bedarf es ab sofort keiner weiteren Anordnungen, um die Kasse vor Ort zu kontrollieren. Entdecke der Finanzbeamte bei der Kassennachschau schließlich Unregelmäßigkeiten, könne er sofort in die Betriebsprüfung übergehen, warnt Christian Schenk. Damit steige das Risiko, dass es zu einer Außenprüfung auch außerhalb des üblichen Prüfungsturnus‘ komme, erheblich.
Alexander Thees weist auch auf einen anderen Aspekt hin. „Jeder Steuerpflichtige, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle und andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, muss ab 2020 ein System verwenden, dass diese Sachverhalte einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Sie müssen das elektronische Aufzeichnungssystem künftig durch eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung schützen.“ Die technische Sicherheitseinrichtung wird aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle bestehen. Das Sicherheitsmodul protokolliert jede digitale Aufzeichnung. Sehr wichtig: Den Steuerpflichtigen trifft die Pflicht, die Zertifizierung fortlaufend aufrechtzuerhalten. Selbst wenn das Zertifikat unbegrenzt gültig sein sollte, nimmt das Statistische Bundesamt an, dass durch veränderte Manipulationsmöglichkeiten eine neue Zertifizierung alle fünf Jahre notwendig werden könnte.
Das eingesetzte Kassensystem muss laut Christian Schenk auch sogenannte „andere Vorgänge“ aufzuzeichnen: Andere Vorgänge sollen beispielweise ein Tastendruck, nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle, Stornierungen und Trainingsbuchungen sein. Der Steuerpflichtige soll nicht mehr entscheiden können, welche Sachverhalte protokolliert werden.
„Daher ist es gastgewerblichen Unternehmern dringend geboten, sich strategisch, rechtlich und technisch auf die neue Welt vorzubereiten, solange noch Zeit ist. Das reduziert die Gefahr von möglicherweise ernsten Fehlern“, rät Schenk abschließend.